劉相軍

 

      隨著我國經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，政府采購涉及的領(lǐng)域及金額均呈現(xiàn)出逐年遞增的態(tài)勢。從政府采購的角度來看，目前政府采購可以分為貨物類、工程類和服務(wù)類。其中，文印管理外包服務(wù)屬于服務(wù)類，這也是政府部門倡導(dǎo)的方向。從目前政府采購服務(wù)類項(xiàng)目看，主要以汽車維修、汽車保險(xiǎn)、汽車加油、規(guī)定印刷項(xiàng)目、規(guī)定會(huì)議服務(wù)和工程監(jiān)理為主，都是比較成熟的服務(wù)，容易被政府行業(yè)用戶接受。與之相比，文印管理外包服務(wù)的觀念還是比較新的，盡管方案已經(jīng)比較成熟，但在用戶的認(rèn)識和熟悉程度上，顯然具有很大距離。

      管理、自行維護(hù)的傳統(tǒng)管理方式，缺乏專業(yè)的、數(shù)字化的、精細(xì)化的辦公管理模式，加之個(gè)別單位節(jié)約意識淡薄，因此辦公管理過程中仍存在如下問題：

      一、成本控制難：文件相關(guān)的辦公費(fèi)用不清晰，用量無法控制，存在打印紙張浪費(fèi)現(xiàn)象，難以進(jìn)行科學(xué)預(yù)算和成本控制，設(shè)備采購和運(yùn)行費(fèi)用高。

      二、人力投入大：辦公設(shè)備多而雜，采購設(shè)備、保養(yǎng)維修、耗材紙張、資產(chǎn)管理占用相關(guān)人員很多精力，行政、IT、采購、財(cái)務(wù)部門均需介入。

      三、文印保密性差：打印過程中缺乏有效的安全控制手段，打印文件容易被非相關(guān)人員獲取或看到，文件保密難以實(shí)現(xiàn)。

      四、環(huán)境污染大：老舊設(shè)備運(yùn)行、非必要打印帶來資源浪費(fèi)和高碳排放，硒鼓、碳盒的非專業(yè)處理造成固體廢物排放；數(shù)量眾多的小型打印機(jī)增加了排放碳粉微粒和臭氧，對處于辦公環(huán)境中的人員造成健康危害。

      根據(jù)《國務(wù)院辦公廳關(guān)于促進(jìn)服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展問題的復(fù)函》（國辦發(fā)[2009]9號）的精神，財(cái)政部等九部委在2009年9月就聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于鼓勵(lì)政府和企業(yè)發(fā)包促進(jìn)我國服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展的指導(dǎo)意見》 [財(cái)企(2009)200號]，鼓勵(lì)政府和企業(yè)用戶把業(yè)務(wù)外包給專業(yè)公司。商務(wù)部會(huì)同有關(guān)部委共同制定的促進(jìn)服務(wù)外包發(fā)展的政策措施，將北京、天津、上海、重慶、廣州等20個(gè)城市確定為中國服務(wù)外包示范城市，深入開展承接國際服務(wù)外包業(yè)務(wù)，促進(jìn)服務(wù)外包產(chǎn)業(yè)發(fā)展試點(diǎn)。

2015年12月份，我市財(cái)政局也已正式開展【鄭州市行政事業(yè)單位辦公設(shè)備外包服務(wù)定點(diǎn)政府采購項(xiàng)目】工作，將外包服務(wù)作為一項(xiàng)內(nèi)容納入政府采購的類目中，并實(shí)施公開投標(biāo)活動(dòng)。截止目前已有部分單位響應(yīng)且實(shí)施外包服務(wù)，但在規(guī)范與引導(dǎo)公共采購行為中仍需加大力度。讓管理者轉(zhuǎn)變思想，接受新的外包理念，變采購固定資產(chǎn)為購買外包服務(wù)。

      開展及推廣文印管理外包不僅具有顯著的經(jīng)濟(jì)效益，更具有明顯的社會(huì)效益、環(huán)境效益：該項(xiàng)目的開展不僅有效節(jié)約費(fèi)用，提高業(yè)務(wù)效率，改善組織價(jià)值與形象，建立健康的工作環(huán)境；更切實(shí)落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀，節(jié)能減排，促進(jìn)低碳經(jīng)濟(jì)，達(dá)成環(huán)保貢獻(xiàn)，協(xié)助社會(huì)整體節(jié)約與效率提升，有助于建設(shè)“資源節(jié)約型”“環(huán)境友好型”社會(huì)。

      針對以上問題，結(jié)合實(shí)際情況，提出如下建議：

      一、量化計(jì)算使用標(biāo)準(zhǔn)

      各級黨政機(jī)關(guān)對文印設(shè)備的采購，重點(diǎn)把關(guān)。減少固定資產(chǎn)的購買，只需提交印需求量，量化計(jì)算使用標(biāo)準(zhǔn)。臨時(shí)機(jī)構(gòu)申請購買固定資產(chǎn)、耗材、維修費(fèi)用等，統(tǒng)一采用外包服務(wù)，按印支付、按月支付的方式。使辦公預(yù)算更加透明化，公開化，真正取之于民用之于民。

      二、篩選專業(yè)服務(wù)商

各相關(guān)部門專注自身核心業(yè)務(wù)，將非核心業(yè)務(wù)交給第三方專業(yè)外包服務(wù)商。建立外包服務(wù)考核體系，對響應(yīng)速度、服務(wù)效率、技術(shù)能力等進(jìn)行測評。通過購買專業(yè)服務(wù)的方式，有效實(shí)現(xiàn)辦公精細(xì)化管理，以實(shí)現(xiàn)提高工作效率、降低辦公成本的目的。 

      三、文件管理外包服務(wù)不僅僅是簡單地替代客戶的原有工作，而是通過硬件系統(tǒng)優(yōu)化、軟件系統(tǒng)部署，使客戶的辦公文印系統(tǒng)更為節(jié)約高效，并在此基礎(chǔ)上提供全面的管理外包服務(wù)。

      四、加大宣傳倡導(dǎo)服務(wù)外包

      政府先行對社會(huì)起到很好的榜樣作用。對民用市場進(jìn)行有效引導(dǎo)，促進(jìn)社會(huì)資源有效利用，減少碳排放對社會(huì)環(huán)境的污染。